İpek Turan Akça

Dijital Zekâyla Tanışma: Planlı Yaşamın Büyüsü

Planlı yaşamak mutluluğun anahtarıdır. Kendi düzenimizi kurmak ve yönetmek, “acil” olarak adlandırdığımız birçok işi sıralamak stresimizi azaltarak sakin ve mutlu bir hayat sürmemize olanak sağlar. Öncelikle “Eisenhower Matrisi“ konusundan bahsetmek istiyorum. Eisenhower Matrisi, ABD'nin 34. Başkanı olan Dwight D. Eisenhower'a atfedilen bir zaman yönetimi aracıdır. Bu matris, görev ve sorumlulukları önceliklendirme konusunda yardımcı olan bir çerçevedir. Matris, görevleri aciliyet ve önem kriterlerine göre sınıflandırarak dört ana kategoriye ayırır. Bu kategoriler şunlardır:

Acil ve Önemli (Quadrant I): Bu kategori, acil ve aynı zamanda önemli görevleri içerir. Hemen ele alınması gereken acil durumları temsil eder. Örneğin beklenmeyen bir kriz ve ya acil bir proje teslim tarihi olabilir. Bir öğretmen için düşünecek olursak son tarihi gelmiş bir sınav olabilir.

Acil Olmayan Ama Önemli (Quadrant II): Bu kategori, acil olmayan ancak uzun vadeli başarıya katkıda bulunan görevleri içerir. Stratejik planlama, önceden planlama, eğitim ve ilişki geliştirme gibi faaliyetleri içerir. Yeni bir dil öğrenmek, ilginiz olan bir alanda sertifika almak ya da kendinize belirlediğiniz hedefler (üç kitap okumak, arkadaşların ile bir buluşma planlamak) gibi…

Bu alana odaklanmak, gelecekteki sorunları önlemeye yardımcı olabilir. 

Acil Ama Önemsiz (Quadrant III): Bu kategori, acil gibi görünen ancak uzun vadeli başarıya gerçek anlamda katkıda bulunmayan görevleri içerir. Çoğu zaman, bu tür görevlere başkalarının aciliyetleri veya beklenmedik talepler nedeniyle odaklanılır. Yine bir örnek vermek istersek terziye götürülecek kıyafetler, ödenecek faturalar olabilir. Bu alandaki notlar genellikle sizin başkasına paslayabileceğiniz, siz olmasanız da yapılabilecek işler olur.

Acil Değil ve Önemsiz (Quadrant IV): Bu kategori, ne acil ne de önemli olan görevleri içerir. Boş zaman aktiviteleri veya zaman kaybına neden olan işler bu kategoriye dâhildir. Evrak dolabını düzenlemek, herhangi bir aklınızda olan belgeseli izlemek gibi işleri bu alana alabilirsiniz.

Eisenhower Matrisi, kullanıcıya görevleri bu dört kategoriye yerleştirme konusunda rehberlik ederek zamanını daha etkili bir şekilde yönetmesine yardımcı olabilir. Bu yönetim aracı, öncelikleri belirlemek ve önemli işlere odaklanmak konusunda bir çerçeve sunar. Bunlardan en önemlisi “Acil ve önemli” olan alanda olabildiğince iş bırakmamaktır. Bu alanı kontrol edebiliyorsak hayatımızı da düzene sokmaya başlamışız demektir.

Şimdi bir yerden başlamak için kendimize bir asistan seçelim. Günümüzde, işlerimizi düzenlemek, görevleri planlamak ve takvimimizi organize etmek için bir dizi ücretsiz çevrim içi planlama programı bulunmaktadır. Bu programlar, kişisel ve profesyonel yaşamımızı düzenlememize yardımcı olabilir. Günlük hayatımızı organize ederken yaşadığımız yoğun temponun içerisinde bir asistana ihtiyaç duyabiliriz. Teknoloji, hayatımızın her anını kolaylaştırdığı gibi bu konuda da birbirinden kullanışlı uygulamalar ile bizleri karşılıyor. Bu uygulamalar içerisinde seçtiğim ve kullanışlı bulduğum planlayıcıları sizlerle paylaşmak isterim.

Google Takvim ile başlayalım. Google Takvim, kolay kullanımı ve entegrasyonuyla öne çıkan bir çevrim içi takvim servisidir. Etkinlikleri oluşturabilir, paylaşabilir ve diğer Google hizmetleriyle entegre edebilirsiniz. Google Takvim mobil cihazlarla senkronize edilebilir, bu sayede her anımızda yanımızda olan ve asla unutmayan bir asistan ile günlük hayatınızı planlayabilirsiniz.

Trello, görsel kartlar ve panolar kullanarak görev yönetimi sağlayan bir platformdur. Proje aşamalarını, görevleri ve öncelikleri takip etmek için kullanılır. Esnek ve özelleştirilebilir bir arayüze sahiptir. Takip etmek istediğiniz işleri işaretleyebilir, önemli olan işleri yıldızlayabilirsiniz. Görünümü bir Padlet uygulamasını andırmaktadır. Diğer uygulamalara göre çok daha detaylı olması ile birlikte bazı özellikleri sadece Premium üyeler için açıktır.

Asana programı, takım çalışmalarını kolaylaştırmak için tasarlanmış bir görev yönetim aracıdır. Projeleri ve görevleri organize etmek, takip etmek ve paylaşmak için kullanılır. Ayrıca zaman çizelgeleri ve raporlama özellikleri içerir. Diğer planlama yöntemlerine göre çok daha detaylı ve işlevseldir. 

Todoist, basit ve etkili bir görev yönetim uygulamasıdır. Görevleri listeleyebilir, önceliklendirebilir ve takvimle senkronize edebilirsiniz. Farklı platformlarda kullanılabilecek bir mobil uygulaması da bulunmaktadır.

Microsoft To Do, Microsoft'un görev yönetimi uygulamasıdır. Kullanıcılar görevleri, listeleri ve hatırlatıcıları düzenleyebilir. Office 365 ile entegre olması, kullanıcıların iş süreçlerini daha iyi yönetmelerine yardımcı olur ve kullanıcıların iş ve kişisel görevleri arasında geçiş yapmalarını sağlar.

Zenkit, görev yönetimi, proje takibi ve iş birliği için kullanılan çok yönlü bir platformdur. Tablo, liste ve daha fazlası gibi farklı görünümlerde çalışabilir. Esnek yapısı, farklı projeler için özelleştirilmiş iş akışları oluşturmanıza olanak tanır.

Her şeye rağmen ben “Ajandam” ile not tutmayı daha çok severim diyebilirsiniz. Gözlemlerimle sizlere çevrim içi uygulamaların artı yönlerini de yazmak istedim.

1. Erişilebilirlik

• Çevrim içi planlama uygulamalarına, internet bağlantısı olan herhangi bir cihaz üzerinden erişilebilir. Bu, bilgilerinize her zaman ve her yerden ulaşmanıza olanak tanır. Defterinizi yanınıza almak zorunda kalmadan mobil cihazlarınız veya bilgisayarlarınız aracılığıyla güncel kalabilirsiniz.

2. Kolay Düzenleme ve Değişiklik

• Uygulamalarda not almak, düzenlemek ve görevleri güncellemek çok daha hızlı ve kolaydır. Bir defterdeki notları değiştirmek veya taşımak genellikle daha fazla zaman ve çaba gerektirir.

3. Hatırlatmalar ve Bildirimler

• Planlama uygulamaları, belirli bir tarih veya saate bağlı hatırlatmalar ve bildirimler göndererek önemli görevleri kaçırmamanıza yardımcı olabilir. Bu, planlarınızı daha etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilir.

4. Paylaşılabilirlik ve İş Birliği

• Birçok çevrim içi planlama aracı, görevleri başkalarıyla paylaşma ve iş birliği yapma olanağı sunar. Ekip projelerini daha etkili bir şekilde yönetmek ve iş birliği yapmak için idealdir.

5. Entegrasyon ve Senkronizasyon

• Uygulamalar, diğer çevrim içi hizmetlerle entegre olabilir ve bu sayede çeşitli görevleri senkronize edebilirsiniz. Örneğin Google Takvim ile entegre bir planlama uygulaması, takvim etkinliklerinizi otomatik olarak senkronize edebilir.

6. Çeşitli Görünümler ve Kategoriler

• Birçok planlama uygulaması, görevleri farklı görünümlerde (liste, tablo, takvim vb.) gösterme ve kategorilere ayırma seçeneği sunar. Bu, farklı projeler veya yaşam alanları arasında geçiş yapmayı kolaylaştırabilir.

7. Veri Kaybı Riskinin Azalması

• Çevrim içi planlama uygulamaları genellikle veri kaybını önlemek için otomatik olarak yedekleme ve güvenlik özellikleri sunar. Bu, önemli bilgilerinizi kaybetme riskinizi azaltır. Defterlerimiz gibi yırtıldı, su döküldü, silindi gibi riskleri de oluşturmaz.

Her ne kadar geleneksel defter tutmak bazı kişiler için hâlâ etkili olsa da çevrim içi planlama uygulamaları bu avantajlarıyla modern yaşam tarzına daha iyi uygun ve daha esnek kullanım olanakları sunar. Ancak tercihler kişiseldir, bu nedenle hangi yöntemin size daha uygun olduğunu belirlemek için deneme yapabilirsiniz ve çevrim içi uygulamalara da bir şans verebilirsiniz.

Bilişim ve Eğitim Teknolojileri Koordinatörü

İpek TURAN AKÇA